Automatisierung
Belegprozesse automatisieren - Freigaben und Ablage
Belegprozesse sind in vielen Unternehmen der größte Zeitfresser. Wenn Erfassung, Prüfung und Freigabe manuell laufen, entstehen Verzögerungen, Rückfragen und Fehler. Gleichzeitig brauchen Finance Teams Transparenz, damit Zahlen verlässlich bleiben und Entscheidungen nicht auf Bauchgefühl basieren.
Unser Angebot
Unser Angebot für Belegprozesse beginnt mit dem Prozess, nicht mit dem Tool. Wir definieren, welche Belegarten relevant sind, welche Daten zwingend benötigt werden und welche Prüfungen wirklich nötig sind. Danach legen wir die Freigabekette fest: wer entscheidet, wann eskaliert wird und wie der Status für alle sichtbar bleibt.
Workflow Demo
Demo-Workflow: Rechnungsfreigabe
Ein interaktiver Ablauf, der Rechnungen prüft, zur Freigabe weiterleitet und sauber dokumentiert. Spielen Sie den Weg von Eingang bis Ablage durch, inklusive Ausnahme.
Beleg Eingang
Trigger
Prüfung
Regeln
Freigabe
Status
Buchung
ERP
Archiv
Dokument
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Belegprozesse
AktuellRechnungen und Belege laufen durch klare Prüfungen und Freigaben. Status ist sichtbar, Ablage erfolgt sauber, Rückfragen werden weniger.
Sie sind hierBelegprozesse, die Ruhe schaffen
Ein stabiler Belegprozess reduziert Fehler und schafft Vertrauen in Zahlen.
Wir achten darauf, dass Daten sauber erfasst, geprüft und nachvollziehbar freigegeben werden. So entstehen klare Abläufe, die im Alltag entlasten und für weniger Rückfragen sorgen.
Automatische Erfassung
Belege werden aus E-Mail, Upload oder Systemen erkannt und strukturiert übernommen. Pflichtfelder werden geprüft, damit Daten vollständig sind. So entfällt die manuelle Erfassung und das Team arbeitet mit sauberen Datensätzen.
Prüfregeln und Plausibilität
Wir definieren klare Prüfregeln für Beträge, Lieferanten oder Kostenstellen. Abweichungen werden sofort sichtbar, bevor gebucht wird. Dadurch sinkt die Fehlerquote und die Qualität der Buchungen steigt messbar.
Freigaben und Eskalation
Freigaben folgen klaren Rollen. Verzögerungen lösen automatische Erinnerungen aus, damit nichts liegen bleibt. Das sorgt für stabile Durchlaufzeiten und weniger Rückfragen zwischen Teams.
Dokumentation und Transparenz
Jeder Schritt wird protokolliert. So bleibt nachvollziehbar, wer wann geprüft oder freigegeben hat. Das schafft Vertrauen in die Zahlen und erleichtert Auswertungen.
So setzen wir Belegprozesse um
Schritt 1
Eingang und Datenmodell klären
Wir erfassen, wo Belege heute eingehen und welche Informationen pro Beleg nötig sind. Dann definieren wir ein klares Datenmodell mit Pflichtfeldern, damit der Prozess nicht an fehlenden Angaben scheitert.
Schritt 2
Prüfungen und Freigaben definieren
Wir legen Regeln fest, welche Prüfungen automatisch laufen und wann eine Ausnahme entsteht. Freigaben werden über Rollen und Status abgebildet, mit Eskalation bei Verzögerung. So bleiben Durchlaufzeiten stabil.
Schritt 3
Umsetzen, dokumentieren, stabil halten
Wir integrieren die relevanten Systeme, testen mit echten Belegen und dokumentieren den Ablauf. Monitoring macht Abweichungen sichtbar, damit der Prozess im Betrieb verlässlich bleibt und nicht still ausfällt.
Use Cases für Belegprozesse
Rechnungsprüfung im Tagesgeschäft
Problem: Rechnungen werden manuell geprüft, die Bearbeitung dauert zu lange.
Lösung: Pflichtfelder prüfen, Abgleich nach Regeln, Freigabe per Status.
Für wen: Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen und mehreren Freigabeebenen.
Bestellfreigabe mit klarer Verantwortung
Problem: Bestellungen bleiben liegen, weil Zuständigkeiten unklar sind.
Lösung: Rollen, Eskalation und Status so abbilden, dass nichts hängen bleibt.
Für wen: Einkaufs- und Finance-Teams mit vielen Anfragen pro Woche.
Abweichungen sofort sichtbar machen
Problem: Abweichungen fallen spät auf und verursachen Rückfragen.
Lösung: automatische Prüfregeln, klare Ausnahmebehandlung und Benachrichtigung.
Für wen: Teams, die Qualität sichern müssen und mit knappen Fristen arbeiten.
Ablage und Auffindbarkeit
Problem: Belege sind schwer auffindbar, Historie ist unklar.
Lösung: automatische Ablage nach Regeln, eindeutige Benennung, Protokoll je Schritt.
Für wen: Unternehmen, die klare Dokumentation und schnelle Auskunft brauchen.