Automatisierung
Workflow-Automatisierung für tägliche Abläufe
Workflows verbinden einzelne Schritte zu einem stabilen Ablauf, der im Alltag wirklich trägt. Viele Unternehmen verlieren Zeit, weil Informationen aus Formularen, E-Mails und Tools manuell geprüft, kopiert oder nachgefragt werden. Genau hier setzt Workflow Automatisierung an: Zuständigkeiten sind klar, Daten laufen sauber durch und jeder Schritt ist nachvollziehbar.
Unser Angebot
Unser Angebot für Workflows beginnt mit einer sauberen Prozessaufnahme. Wir dokumentieren den Ist-Ablauf, definieren Startpunkte, Status, Datenfelder und Verantwortlichkeiten. Wichtig ist dabei nicht die Theorie, sondern der Alltag: Wo entstehen Rückfragen, an welcher Stelle gehen Informationen verloren und welche Entscheidung muss wirklich getroffen werden.
Workflow Demo
Demo-Workflow: Lead-Validierung
Ein interaktiver Ablauf, der neue Leads prüft, anreichert und sauber ins CRM übergibt. Ziehen Sie Karten, ändern Sie die Reihenfolge und starten Sie den Run, um den Effekt zu sehen.
Lead Eingang
Trigger
Daten prüfen
Pflichtfelder
Validierung
Regeln
CRM Update
Status setzen
Info an Sales
Benachrichtigung
Weitere Themen in Automatisierung
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Workflows
AktuellWir bauen Workflows, die Daten prüfen, Status setzen und Übergaben sauber machen. Für weniger Handarbeit und klare Zuständigkeiten.
Sie sind hierWorauf es bei Workflows wirklich ankommt
Ein Workflow ist nur so gut wie seine Klarheit. Wir sorgen dafür, dass Start, Regeln und Übergaben eindeutig sind und sich im Alltag bewähren.
Das macht den Unterschied zwischen einer Automatisierung, die entlastet, und einem Ablauf, der nur neue Fragen erzeugt.
Startpunkt und Trigger
Ein Workflow startet klar definiert, etwa durch ein Formular, eine E-Mail oder einen Statuswechsel im CRM. Wir legen fest, welche Daten vorhanden sein müssen und was passiert, wenn etwas fehlt. So gibt es keine unklaren Zuständigkeiten und keine verpassten Schritte.
Regeln und Ausnahmen
Regeln entscheiden, was automatisch passiert und wann eine Ausnahme entsteht. Wir definieren Prüfungen, Grenzwerte und Eskalationen, damit nur echte Sonderfälle beim Team landen. Das senkt Fehler, reduziert Rückfragen und hält den Ablauf stabil.
Status und Transparenz
Jeder Schritt erhält einen nachvollziehbaren Status. Teams sehen, ob ein Vorgang offen, in Prüfung oder abgeschlossen ist. Protokolle und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass der Prozess verständlich bleibt und Verantwortung eindeutig ist.
Wartbarkeit im Betrieb
Workflows müssen im Alltag gepflegt werden können. Wir bauen modular, dokumentieren verständlich und sorgen für saubere Schnittstellen. So bleiben Anpassungen möglich, wenn Systeme wechseln oder das Volumen wächst.
So setzen wir Workflows um
Schritt 1
Ablauf und Daten festziehen
Wir nehmen den Ist-Prozess auf, markieren Brüche und definieren den Startpunkt. Dann legen wir fest, welche Daten ein Vorgang braucht, welche Status es geben soll und wer an welcher Stelle entscheidet. So entsteht eine klare Prozesslogik, die Teams verstehen.
Schritt 2
Regeln, Ausnahmen, Zuständigkeiten
Wir definieren Regeln, die den Workflow stabil machen: Pflichtfelder, Dubletten, Grenzwerte, Eskalation. Ausnahmen werden bewusst eingeplant, damit Sonderfälle nicht im System verschwinden. Zuständigkeiten sind klar, damit Übergaben nicht liegen bleiben.
Schritt 3
Umsetzung, Test, Betrieb
Wir integrieren die beteiligten Systeme, testen mit echten Fällen und dokumentieren jeden Schritt. Monitoring und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Abweichungen früh sichtbar werden. So bleibt der Workflow im Betrieb stabil und kann sauber erweitert werden.
Use Cases für Workflows
Lead-Workflow für den Vertrieb
Problem: Leads kommen aus mehreren Quellen, werden manuell geprüft und landen zu spät im CRM.
Lösung: Pflichtfelder prüfen, Dubletten erkennen, Zuständigkeit automatisch setzen.
Für wen: B2B Teams mit hohem Lead-Volumen und klaren Reaktionszeiten.
Freigabe-Workflow für Finance
Problem: Freigaben laufen über E-Mail, Status ist unklar, Entscheidungen sind schwer nachvollziehbar.
Lösung: Freigaben über Status, Eskalation bei Verzögerung, Protokoll pro Entscheidung.
Für wen: Finance Teams mit vielen Rechnungen und mehreren Freigabeebenen.
Service-Workflow für Support
Problem: Kunden fragen nach dem Stand, weil der Status manuell gepflegt wird.
Lösung: Status-Updates automatisch setzen, Übergaben sichtbar machen, Ausnahmen gezielt eskalieren.
Für wen: Service Teams mit hohem Ticketaufkommen und SLA Druck.
Datenpflege und Abgleich
Problem: Daten werden doppelt gepflegt, Abweichungen fallen spät auf, Reports werden manuell gebaut.
Lösung: Automatisierte Updates, Validierungen und Abgleich zwischen Systemen.
Für wen: Unternehmen mit mehreren Tools und Zahlenfokus.