01
Rechnungen und Belege
PDFs auslesen, Bestellungen abgleichen, Daten prüfen und im ERP verbuchen. Abweichungen landen mit Kontext beim zuständigen Mitarbeiter.
Prozessautomatisierung für den Mittelstand
Geschäftsprozesse automatisieren, die Ihr Team täglich aufhalten.
Wir entwickeln individuelle Automatisierungen und KI-Agenten, die in Ihren bestehenden Systemen arbeiten — von Rechnungen und E-Mails bis ERP, CRM und Dokumenten. Messbar, nachvollziehbar und ohne Plattformbindung.
45 Minuten · unverbindlich · ehrliche Machbarkeitseinschätzung · Fallstudie ansehen
340
Rechnungen pro Monat automatisch verarbeitet
18 Min.
statt zwei Stunden für die Rechnungsprüfung
4–12 Wochen
typischer Projektrahmen bis zum produktiven Einsatz
Ihr Code
keine verpflichtende Plattform, kein Lock-in
Persönlich vor Ort
Wir schauen auf den echten Ablauf – nicht nur auf die Präsentation.
Ich arbeite mit den Menschen, die den Prozess täglich ausführen. Gemeinsam machen wir Ausnahmen, Medienbrüche und Zeitfresser sichtbar, bevor wir eine Automatisierung entwerfen.
Prozess persönlich besprechen →Anwendungsfälle
Wo Prozessautomatisierung heute messbar entlastet.
Wir beginnen nicht beim Werkzeug, sondern bei einem klar umrissenen Ablauf. Das Ergebnis muss prüfbar sein: verbucht, zugeordnet, übertragen, beantwortet oder eskaliert.
02
E-Mail und Support
Anfragen klassifizieren, mit CRM-Daten anreichern, priorisieren und an die richtige Stelle leiten — inklusive definierter Eskalation.
03
Dokumente und Daten
Informationen aus Verträgen, Formularen oder Scans extrahieren, validieren und strukturiert an Folgesysteme übergeben.
04
Lieferanten und Status
Termine abfragen, an Antworten erinnern und Verläufe zusammenfassen. Ihr Team sieht den aktuellen Stand statt langer E-Mail-Ketten.
Passung
Ein guter Automatisierungsprozess ist konkret und wiederholbar.
Im Erstgespräch sagen wir auch dann offen ab, wenn Daten, Prozess oder Mengengerüst noch nicht für eine tragfähige Automatisierung ausreichen.
Besonders gut geeignet
Der Ablauf wiederholt sich häufig, beginnt digital, folgt nachvollziehbaren Regeln und endet mit einem eindeutig prüfbaren Ergebnis.
Auch mit Bestandssystemen
ERP, CRM, DMS, E-Mail, Datenbanken und ältere Anwendungen lassen sich über APIs, Dateien, Browser oder Terminal-Automatisierung verbinden.
Nicht sinnvoll
Seltene Einzelfälle, unklare Verantwortlichkeiten oder Prozesse, die täglich anders entschieden werden, sollten zuerst organisatorisch geklärt werden.
Keine Black Box
Wenn Entscheidungen rechtlich oder wirtschaftlich nicht prüfbar wären, bauen wir keine vollautomatische Lösung. Unsichere Fälle werden eskaliert.
Fallstudie · Logistik
Von manueller Rechnungsprüfung zu einem produktiven Agenten.
2 Std. → 18 Min.
Bearbeitungszeit für eine typische Rechnungsprüfung
340 Rechnungen pro Monat automatisch verbucht.
Der Agent liest eingehende PDFs, prüft Lieferant, Betrag, Steuer und Bestellreferenz, gleicht mit offenen Bestellungen ab und bucht im ERP. Bei Abweichungen übergibt er den Fall mit einem konkreten Hinweis.
Vollständige Fallstudie lesen →Vorgehen
Vom Prozessproblem zur produktiven Automatisierung.
Kleine, überprüfbare Schritte halten Aufwand und Risiko kontrollierbar. Sie sehen früh, was funktioniert und wo nachjustiert werden muss.
I
Verstehen
Prozess, Mengengerüst, Ausnahmen, Systeme und Verantwortlichkeiten vor Ort erfassen.
II
Entwerfen
Aufgabe begrenzen, Nutzen kalkulieren und technische Integration konkret planen.
III
Pilotieren
Eine erste Version an echten Fällen testen, messen und mit klaren Eskalationen absichern.
IV
Übergeben
Produktiv setzen, dokumentieren, Mitarbeitende schulen und den Code an Sie übergeben.
Prozess-Potenzial-Check
Welcher Prozess hält Ihr Team auf?
Beschreiben Sie uns einen konkreten Ablauf. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Arbeitstages und vereinbaren ein 45-minütiges Erstgespräch.
- Unverbindlich: keine Präsentation, kein Verkaufsdruck
- Konkret: ein realer Prozess aus Ihrem Unternehmen
- Ehrlich: auch „nicht automatisieren“ kann das Ergebnis sein
- Direkt: 02841 4809868 · info@ai-atelier.de
Prozess prüfen lassen
Je konkreter das Mengengerüst, desto besser können wir die erste Einschätzung vorbereiten.
Anfrage gesendet
Danke — wir prüfen Ihren Prozess.
Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Arbeitstages. Direkt erreichen Sie uns unter 02841 4809868.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Gut geeignet sind wiederkehrende, regelgeleitete Abläufe mit digitalem Eingang und klar prüfbarem Ergebnis — etwa Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Triage, Dokumentenextraktion, Stammdatenpflege oder Lieferantenkommunikation.
Funktioniert das auch mit älteren Systemen?
Ja. Neben modernen APIs nutzen wir je nach System Datenbankzugriffe, Dateiimporte, E-Mail-Schnittstellen sowie Browser- oder Terminal-Automatisierung. Die technische Machbarkeit wird vor Projektstart geprüft.
Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt?
Ein typisches Projekt dauert vier bis zwölf Wochen. Bei klar umrissenen Prozessen ist eine erste produktive Version häufig nach sechs bis acht Wochen möglich.
Wem gehört die entwickelte Automatisierung?
Der entwickelte Code gehört Ihnen. Wir verkaufen keine verpflichtende Plattform und kein dauerhaft notwendiges Software-Abo.
Was passiert bei unsicheren Fällen?
Für unsichere Fälle definieren wir klare Eskalationsregeln. Das System fragt nach oder übergibt an einen Mitarbeiter, statt unkontrolliert zu raten. Jede Entscheidung bleibt nachvollziehbar.